Les documents conservés par les centres d’archives ne sont des « informations publiques », au sens du code des relations entre le public et l’Administration (CRPA), que s’ils sont librement communicables à tous et que des tiers ne détiennent pas sur ces documents des droits de propriété intellectuelle.
En cas de présence de droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers, le réutilisateur doit obtenir au préalable les autorisations nécessaires auprès des auteurs ou de leurs ayants droit. Sans ces autorisations, la personne qui a obtenu la copie d’un document sur lequel un tiers détient des droits de propriété intellectuelle ne peut en faire que les usages prévus à l’article L.122-5 du Code de la propriété intellectuelle.
Dès lors que les documents sont des « informations publiques », ils relèvent du droit de réutilisation.
Le réutilisateur est d’abord tenu au respect de l’intégrité des informations, en veillant à ce que la teneur et la portée de celles-ci ne soient pas altérées par des retraitements (modification des informations, insertion de commentaires sans que ceux-ci puissent être clairement distingués du contenu initial, coupes altérant le sens du texte ou des informations).
La réutilisation des informations comportant des données à caractère personnel est par ailleurs soumise au respect du cadre légal de la protection des données à caractère personnel (RGPD), au respect de la loi Informatique et Libertés et, le cas échéant, des dispositions législatives ou réglementaires spécifiques impliquant l’anonymisation, la pseudonymisation ou le recueil du consentement des personnes concernées par ces données.
Le réutilisateur est tenu d’accompagner chaque rediffusion (par exemple, dans un travail universitaire) de l’indication précise de la source de l’information (origine, lieu de conservation du document, cotation d’archives). A titre d’exemple, cette indication peut prendre la forme suivante : France, Archives nationales, cote X, dossier Y, date, auteur (le cas échéant), et référence du document s’il y a lieu.
Les documents d’archives photographiés par nos soins et transmis dans le cadre de notre contrat de prestation de services sont des reproductions libres de droits.
Toute personne, physique ou morale, privée ou publique, souhaitant cependant réutiliser des reproductions photographiques à titre commercial (pour une publication, par exemple) doit en faire la demande écrite auprès du centre d’archives concerné.
En cas de non-respect, par méconnaissance ou violation, des règles de réutilisation, le réutilisateur s’expose aux sanctions prévues à l’article L. 326-1 du CRPA et, en cas de non-respect des règles relatives à la réutilisation de données à caractère personnel, aux articles 45 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.