Archives librement communicables
L’article L. 211-1 du code du patrimoine définit les archives, publiques et privées, comme « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
Constituent des archives publiques, en application de l’article L. 211-4 du code du patrimoine, tous les documents considérés comme administratifs au sens de l’article L. 300-2 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA), mais également les documents exclus du champ du titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration, en particulier les documents juridictionnels ou judiciaires.
Le régime d’accès aux archives publiques est fixé par les articles L. 213-1 à 213-8 du code du patrimoine. Consacré à l’article L. 213-1 de ce même code, le principe de libre communicabilité des archives signifie que les documents librement communicables, notamment sur le fondement du code des relations entre le public et l’administration (CRPA), restent communicables sans restriction après leur versement aux archives.
Archives non librement communicables
Si la plupart des documents conservés dans les établissements publics d’archives sont librement communicables, d’autres ne le sont que sous conditions, et notamment des conditions de délais qui s’échelonnent de 25 à 100 ans.
Ci-dessous une liste non-exhaustive des secrets et intérêts protégés, par typologies ou domaines concernés, avec indication des délais applicables :
- Secret médical : 25 ans à compter du décès de la personne ou 120 ans à compter de la naissance si la date de décès est inconnue
- Vie privée : 50 ans
- Documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable : 50 ans
- Documents qui font apparaître le comportement d’une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice : 50 ans
- Intérêts fondamentaux de l’État dans la conduite de la politique extérieure : 50 ans
- Sûreté de l’Etat : 50 ans
- Sécurité publique : 50 ans
- Sécurité des personnes : 50 ans
- Secrets de la Défense nationale : 50 ans
- Registre de naissance et de mariage : 75 ans à compter de la clôture du registre
- Minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels : 75 ans ou 25 ans après le décès des intéressés
- Documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire (cas général) : 75 ans ou 25 ans après le décès des intéressés
- Documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions et à l’exécution des décisions de justice, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements (cas général) : 75 ans ou 25 ans après le décès des intéressés
- Documents relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire dont la communication porte atteinte à l’intimité de la vie sexuelle des personnes ou qui se rapportent à une personne mineure : 100 ans ou 25 ans après le décès des intéressés
- Documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions et à l’exécution des décisions de justice dont la communication porte atteinte à l’intimité de la vie sexuelle des personnes ou qui se rapportent à une personne mineure : 100 ans ou 25 ans après le décès des intéressés
- Sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables impliquées dans des activités de renseignement, que ces documents aient fait ou ne fassent pas l’objet d’une mesure de classification : 100 ans ou 25 ans après le décès des intéressés
De fait, les documents non librement communicables sont soumis à des modalités particulières de consultation ; celle-ci ne peut être immédiate, car ils demandent une instruction et une autorisation particulières :
Documents sous dérogation (Archives publiques)
Pour les documents soumis à des délais de communicabilité fixés par l’article L. 213-2 du Code du patrimoine, un accès reste possible avant échéance du délai par le biais d’une demande de dérogation.
Cette demande d’accès anticipé à des documents d’archives publiques non librement communicables doit être effectuée auprès du centre d’archives qui conserve les documents dont il s’agit.
La procédure, encadrée par la note d’information DGPA/SIAF/2021/007 du service interministériel des Archives de France, est la suivante :
Après avoir identifié de façon suffisamment précise les documents à consulter, il faut remplir un formulaire de demande et la fiche d’identification des documents auxquels l’accès est demandé (cette fiche peut être dupliquée autant de fois que de besoin). Ces deux documents doivent contenir les informations suivantes :
- Coordonnées (la demande étant effectuée à titre individuel. En cas de réponse positive, seule la personne munie d’une autorisation à son nom pourra obtenir l’accès aux documents) ;
- Informations concernant la nature de la recherche ;
- Motivations de la demande et indications de l’usage éventuel qu’il sera fait des documents ;
- Sollicitation ou non du droit de reproduire les documents. L’autorisation de consulter les documents demandés ne donne pas automatiquement le droit de les reproduire. L’autorisation de reproduction doit donc être explicitement demandée et motivée dans le formulaire ;
- Engagement de réserve daté et signé ;
- Identification des documents demandés (document, dossier, article, etc.) avec leur référence, leur description et leurs dates extrêmes.
Le cas échéant, il est possible de joindre tout document permettant d’appuyer la demande (preuve de filiation, mandat, attestation du directeur de recherche, etc.).
Dans un premier temps, la demande est transmise, pour avis préalable, au service qui a produit les documents. Ensuite, elle est transmise, pour décision finale, au service interministériel des Archives de France (SIAF) ou, le cas échéant, aux Archives nationales ou aux Archives départementales. La décision est notifiée par courrier.
En cas d’accord, il appartient au demandeur de prendre contact avec le service qui conserve les documents pour y accéder, selon les modalités pratiques définies par ce service. L’autorisation de consultation est donnée sans limite dans le temps
Comme le rappelle l’engagement de réserve qui aura été signé dans le formulaire de demande, toute divulgation d’un secret protégé par la loi contenu dans les documents auxquels l’accès a été obtenu est interdite et expose à des sanctions pénales et administratives.
Si vous souhaitez traiter des données à caractère personnel contenues dans les documents auxquels vous avez obtenu cet accès anticipé, vous êtes par ailleurs soumis au respect du droit en matière de protection des données à caractère personnel.
Notez, par ailleurs, que de nombreux dossiers ne sont communicables que par extrait, parce qu’ils sont conservés dans des articles (autrement dit des boites) qui contiennent des dossiers non encore librement communicables. Dans ce cas, il convient d’utiliser la procédure de demande de communication par dérogation aux délais légaux de communicabilité pour permettre la création d’une communication par extrait.
Les « extraits » sont des documents qui ne peuvent pas être communiqués par carton entier, car ils nécessitent que les conservateurs des archives extraient et préparent uniquement le ou les dossiers qui concerne(nt) la demande. Ces extraits se font exclusivement sur réservation et nécessitent plusieurs jours, sinon semaines, de délai avant de pouvoir être consultés.
Documents sous autorisation (Archives privées)
Conformément à l’article L.213 6 du Code du patrimoine, les propriétaires peuvent soumettre la communication ou la reproduction des archives qu’ils ont données ou déposées à des conditions que les services d’archives sont tenus de respecter. Leur consultation nécessite donc une demande d’autorisation préalable particulière faite auprès des ayants droit.
Documents en mauvais état
L’état matériel des documents nécessite parfois d’en limiter la consultation pour des raisons de conservation. Néanmoins, une « demande de consultation exceptionnelle » reste possible auprès du centre d’archives concerné.